Productivity

提高效率的技巧
2023 國立中正大學|珍惜你的時間預算
授課演講

2023 國立中正大學|珍惜你的時間預算

很少有機會去到大台北以外地方進行分享,很感謝菜鳥學堂的引薦,讓我有機會到嘉義的中正大學向學校的社團幹部訓練營分享時間管理的主題。 對象是活潑的社團學生,大家都很有活力,也應用了 Slido 的網路互動工具,對學生來很容易上手,有比較好的互動效果,結束剛好中午用餐時間,除了準備了講師便當(嘉義真不是蓋的,便當料多到滿出來),主辦人也拉著我享用同學的外燴餐點,一邊聊天,很開心的一個早上。
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📜 <翻譯> PARA 模式,一個用來組織數位資訊的通用系統
BASB

📜 <翻譯> PARA 模式,一個用來組織數位資訊的通用系統

在幾年前在社群裡接觸到 PARA 的方法,而後才知原來這只是更大的 Building a Second Brain (BASB) 的工作法的其中一環而已,但鑒於該原文課程實在太昂貴,儘管買了英文電子書也沒有認真看,只一直在門外窺探,如今~該書即將推出正體中文版囉~(撒花) 打造第二大腦:多一個數位大腦,資訊超載時代的高效能知識管理術書名:打造第二大腦:多一個數位大腦,資訊超載時代的高效能知識管理術,原文名稱:BUILDING A SECOND BRAIN:A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential,語言:繁體中文,ISBN:9786267252093,頁數:264,出版社:商業周刊,作者:提亞戈.
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2022 東培工業|時間斷捨離
授課演講

2022 東培工業|時間斷捨離

據說是該單位的經理看到在泛科學院的影片,儘管是針對社會新鮮人的時間管理,但總想著,能讓企業同仁了解一些時間管理的技巧,於是很開心接受到了第一次企業內部的時間管理主題邀約。 但自己因為在溝通過程中討論的不夠細緻,導致課程效果不太理想,也是給自己當頭棒喝! 企業中的時間管理需求、適合的工具、應用的情境都與「個人」有很大的不同,個人的動力跟企業中的壓力,到底該如何切入呢? 既然是工作中的課程,主管們應該希望的是能與工作內容相結合,當中舉例應更多且更加貼近企業情境,一開始總會擔心問主辦人太多問題顯得囉唆,換來的結果就是不夠貼近該單位需求,最後獲得慘淡的滿意度分數(慎之戒之)。
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讓 TextExpander 成為你文字的延伸
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讓 TextExpander 成為你文字的延伸

TextExpander 是個頗具歷史的文字展開 app,讓你只要短短敲幾個鍵,就能呈現一大串你需要的文字,更自 2003 一路開發到現在,更結合自家網路同步服務,可以幫你的團隊一起共享維護你們自己常用的快速鍵,或者是很多重複使用的開發者語法,不只節省自己的時間,還省下整個團隊的時間。 Welcome to TextExpander.comTextExpander is your instant access knowledge base for outgoing communication. Share text and images from your knowledge base anywhere you can type.TextExpander 最近看到有朋友在聊這個軟體,所以想快速地寫下一小篇文章,未來有機會再持續深入說明~ 以文字展開來說,也許很多人更會覺得記這些快速鍵反而更加麻煩、花費心神,但其實以我自己的使用經驗來說,如果是你工作生活常用的快速鍵,多用幾次想忘也難。 快速輸入日期時間 我也是在這三四年間才開始在意檔案管理這件事,
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GTD 五大步驟
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GTD 五大步驟

搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟書名:搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟,原文名稱:Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity,語言:繁體中文,ISBN:9789869340571,頁數:336,出版社:商業周刊,作者:大衛‧艾倫,譯者:向名惠,林淑鈴,出版日期:2016/10/06,類別:商業理財博客來 The 5 steps of GTD®#capture #clarify #organize #reflect #engage#GTD #gettingthingsdone #DavidAllen #GTDpartner #GTDofficial
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菜鳥救星-不定期開課 | 時間管理直播課程
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菜鳥救星-不定期開課 | 時間管理直播課程

在與菜鳥救星在疫情期間聯繫上,通常只有機會進行演講的時間管理主題,現在要展開成為一堂課程,並且還是線上直播進行,這帶給我許多挑戰,而在長時間討論過後,終於整理出認為適合的課程大綱。 為了直播課程的流暢感,也因此投資了不少硬體設備,多學習到了導播切換的應用,希望藉此能讓未來課程進行順利。 時間管理=人生管理!改變習慣創造高效率人生|菜鳥救星【真人Live學堂】每個人每天都有24小時,為什麼有些人能做的事情就是比較多?管理時間就等同管理人生,不管是夢想清單上有滿滿的待辦計畫,或只是追求每天擁有多一點休閒娛樂的時光,我們只能追求在有限的時間內,將人事物等資源做出最好的分配,所以在這堂課中,提升「效率」是和時間管理同樣重要的課題。菜鳥救星
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2020 高雄職涯發展中心 | 新鮮人的時間管理
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2020 高雄職涯發展中心 | 新鮮人的時間管理

2020 年在 Linkedin 收到來自高雄職涯發展中心的邀約進行時間管理講座的郵件,感覺特別,因為除了在文化大學的那次講座之外,我幾乎沒有公開的時間管理講座,而且準備時間只有一個月,實在緊張。 而且很有緣的是,講座地點就在以前替 Apple 講課租用的上課地點「樓上」。 2017 中國文化大學學生諮商中心 | 善用你的人生扣打Productivity by Mac.Yuanxi TsengYuanxi Tseng 不過在這樣的壓力下,卻思考出一個整合的架構,儘管都是使用前人的架構來組合,但我覺得兼顧了很多我自己的疑慮,讓我願意安心地分享,希望聽眾會有幫助。 主要結合了三種技巧: * 利用九宮格找目標 * 利用 GTD 找路徑 * 利用行事曆來完成 這是我第二次單純時間管理而沒有電腦相關的講座,而且講完之後,覺得結構還算滿意,不得不說聯繫人員的細心,前一天還特地發信告知當地天氣等資訊,非常開心的一次合作。 結果結束後有兩三位學員來交流,但問的多是:「要怎麼樣才能成為 Apple 的講師啊」、「我不知道原來 Apple 有講師這樣的工作!」  ,恩~下次是否應該要請
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2018 今週刊特刊 | 訪談九宮格
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2018 今週刊特刊 | 訪談九宮格

特刊 這次採訪機會來自 Vista 的引薦,也因為之前的一篇九宮格的文章,而有這次採訪機會。 曼陀羅九宮格可以應用的層面很廣,不論發想新企劃、管理工作項目等都可以派上用場。 SWOT行動模擬策略圖,你還在懷疑能不能跨出舒適圈嗎? - 今周刊根據人力銀行調查發現,上班族平均每3.48年轉職一次,而轉職的主要原因以薪資福利、公司制度不佳和個人生涯規畫為3大因素。人資專家建議,想要愈換愈好,最好先自我能力檢視並做生涯規畫,確認自己想要什麼又缺乏什麼,以及自己的優勢與機會在哪裡。唯有如此才能透過換工作,讓自己的職涯更上層樓;若不這麼做,也只是從這個坑換到另一個坑罷了。今周刊黃曉波
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GTD 台北場心得
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GTD 台北場心得

大家以為的時間管理,是學著由外向內管理自己 其實小弟對 Getting Things Done. (GTD) 這個概念已經接觸許久,但總覺得沒有真的發揮效力,不知道會不會有朋友也跟我一樣,有一種自以為了解高效工作的虛榮感,卻又對現實工作中帶著深深的無力感。 David Allen 也說,這跟世界上大多數人一樣,因為你的生活還是個“漏水的水桶“啊,無論如何手忙腳亂,只要漏水的地方不堵住,就會一直在忙亂之中度過。 回首從前,使用 Palm 來當作業務工作的協助到現在,我想了想,我要的其實是:輸入一些資訊,然後畫面會跳出適合現實的決定,於是我就去進行。 但是沒有真正體驗 GTD 前,我把這需求當作軟體功能來尋求,不斷地嘗試新軟體、新功能,花了很多時間但還是漏了什麼。更重要的是,少了對自己的檢視及調整,每當工作忙碌一點就會讓所有 GTD 的方式停擺,直到忙碌完後才能重新拾起,就這樣每年來來回回才發現,一個可靠的系統是需要跟人連在一起的,軟體是幫我們記住事情,我們的腦袋要拿來思考,思考後放進可靠的系統,當有適合的場地、
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九宮格筆記:以雙眼觀察,用大腦思考
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九宮格筆記:以雙眼觀察,用大腦思考

這陣子參加許多跟九宮格筆記有關的活動,這也讓我從塵封的書櫃之中,找出這本與九宮格有關的書《Memo學入門 [http://www.books.com.tw/products/0010036752]》。 事隔這麼多年,重新再讀這本書,我發現自己有很多的想法,明顯跟以前不同。 以前總覺得九宮格筆記法 [http://yuanxi.tw/2012/02/imandalart-%e4%b9%9f%e6%98%af%e5%8f%af%e4%bb%a5%e7%95%b6%e6%ae%ba%e9%9b%9e%e5%88%80%ef%bc%81/] 只是一種很新潮的筆記方法,
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永錫說:九宮格,就是擁有這種神奇的魔力
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永錫說:九宮格,就是擁有這種神奇的魔力

謝謝永錫的這篇文章 電腦上面的九宮格運用(資料庫及寫作),每次永錫打電話來,都覺得有種抽考的感覺(擦汗~):文中提到 iMandalArt 的應用 iMandalArt 也是可以當殺雞刀! 雖說我個人崇尚 Less is More,但是事情一多起來,對我造成選擇疲乏的焦慮感卻異常沈重,總覺得九宮格的曼陀羅筆記類型是適合我的,無奈字寫得少,所以練習也不多,但另一方面就讓我對九宮格類型的軟體更著迷了 0.0 在沒有適合的九宮格軟體下,現在多用心智圖來整理資料及彼此架構(因為對規劃課程內容有幫助),但還是有不同的地方,我自己的看法是: * 心智圖 – 以發散內容為目的,很適合 brainstorming,完成後又容易歸納整理。 * 曼陀羅(九宮格) – 以人能同時處理的 7 件事為出發點”深入”挖掘,能夠見樹又見林,又因為分層顯示的關係,能夠見林也見樹。 以下先列一些手上有的 App 讓大家玩玩,也許有時間再分享一些看法 T.T: * ManadalaChart
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閱讀:早上最重要的三件事
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閱讀:早上最重要的三件事

每本書,都是真實的以時間醞釀後所產生的~ 那麼這是一本怎麼樣的書呢? 本書將處理繁雜的事情,分為三個習慣:要事為先、清空收件匣、每日重開機 長期接觸 GTD 的朋友光看這三個習慣就懂了,但困難的地方不在知道這些習慣,而是如何實際進行。 永錫的這本書,把章節以天為單位,以月為週期,將我們平時感覺到很龐大的”時間管理”這件事,切分成許多的小片,佐以現實生活或者他自身遭遇到的障礙及調整的經驗,一次地整理下來。 原本看書很慢的我,以為這個厚度的書可能得要看更久,但淺顯的文字、提供輔助的時間管理帝王表、八頁小書等輔助,更能”聚焦”在你這個人身上,而不是在書本上,是一本可以增加時間管理知識、經驗且實作的書。 原本我的收件匣有很多,也因為之前跟永錫碰面的時候做了時間管理帝王表練習,才能重視到減少收件匣的警覺性,現在腦海中閃過要做的事情或各方訊息,都在慢慢磨練自動轉換到適合我自己的 “OmniFocus” 軟體身上,儘管腦海中的時間管理知識累積了不少,但還是需要不斷練習因應跟調整,才能有肌肉記憶,也才能更快反應 如果我們想吃個美食,都會注意有沒有排隊人潮了,想了解時間管
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參加【TeSA 實戰研討】創業者的時間管理入門

跟永錫認識的過程,是一開始從他的部落格接觸到 GTD,一段時間後在 TaipeiMac 聚會中才真的見到面,之後就維持著關係,在網路上討論著 Apple 平台上的提升效率工具、新興網路平台的應用等。 FAST 是永錫這幾年推廣的時間管理技巧,是一個針對把工作妥善完成的方法及工具,把 FAST 技巧當作 GTD 入門非常適合,所以也在這篇文章推薦給大家。 補充:現在有了【TeSA 實戰研討】創業者的時間管理入門班(第二期) F-Frog 為什麼常在時間管理的文章中看到青蛙? 這個比喻是來自<想成功,先吃了那隻青蛙>一書(已絕版=.=)。 作者的比喻則是因為馬克吐溫留下的一句話: 假如你每天早上的第一件事就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟的事情了。 –馬克吐溫 在這裡依據書中兩個重要的概念,提供我們判斷工作的重要性: 第一:假如你必須吃掉兩隻青蛙,就先吃比較大、醜的那隻。 所以永錫建議,每天把所有的工作事項列出來,從中選擇較難的工作,來當作今天的青蛙,
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如何使用新版 Evernote 的筆記連結,點選後自動開啟筆記

其實在快一年前,某次 Evernote 的改版之後,之前用的筆記連結(請參考:把 Evernote 當做 GTD 的任務支援資料庫)就無效了。 原本的筆記連結可以點選後,直接開啟 Mac 版或者 iOS 版上的 Evernote 特定筆記,非常方便。某版本更新之後,Evernote 筆記連結變成的網址的形式,意味著一定要用瀏覽器來開啟,對我來說非常不方便。 以下做一點點說明。 舊版記事連結: evernote:///view/xxxxxxx/s2/xxxxxxxxxxxxxxxx/ 會直接開啟 Evernote 軟體,只要你有在 Mac 或 iOS 上有安裝(相信在 Windows 上也一樣,沒有測試過!) 新版記事連結: https://view/xxxxxxx/s2/
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參加 OmniFocus 台中分享會的收穫!

View image | gettyimages.com OmniFocus 是個以 GTD 為概念的軟體 為了今天的分享會,永錫特別製作了一份八頁小書的講義(點選下載) 專程去台中參與的我,也才有這個機會記錄一下這次分享會的一些感想~ 首先就討論了”任務是什麼?”,(以前我總會覺得明明軟體裡的功能叫做”Project”,應該要叫專案阿!於是又是一個陷入了”好像很威”的誤會) 專案是一個很大的名詞,其中包含了許多可以進行的工作,我認為以前無法利用軟體來管理工作進行,很大的原因是一直看著很大的”專案”,但是”專案”無法被”做”,它只能被”完成”;而完成的方式是由做了很多事情來達成。 永錫的安排就在 OmniFocus 中的左側 Outliner 架構上,永錫以個人需求的: * 六個高度(GTD)建立最大的分類 * 再以專案名稱前加日期來標註時間性以及專案名稱
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把 Evernote 當做 GTD 的任務支援資料庫
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把 Evernote 當做 GTD 的任務支援資料庫

會想這樣應用是因為看到永錫寫的一篇文章,請見:談GTD Workflow Map中的FAST法則及其實務工具運作,其中提到的:FAST Support – 支援資料。 如果許多朋友習慣將許多資料(不論是照片、圖檔、網頁文章等)集中在 Evernote 裡(眾多使用功能,請見:電腦玩物), 有在使用時間管理軟體(例如:OmniFocus)的朋友,不知道有沒有遇到過這樣的情形: 你有一個聯絡新客戶的任務,想要回憶一下認識的場合、名片、聯絡時要討論的內容、記錄討論過程 雖然 OmniFocus 中的任務的確可以增加註記,但我想到一些問題: 如果把聯絡的名片夾帶在任務中,任務結束需要回頭查看討論內容或名片該怎麼辦? 所以我目前記錄名片的方式,主要都利用 Evernote 的名片掃描功能,而且可以直接搜尋並連結 Linkedin,介紹請見:Evernote 把社交場合的名片變不見! * 在進行任務檢視時,在記事上按右鍵,選擇複製記事連結 * 切換到 OmniFocus 中將連結貼在該任務的筆記中
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iMandalArt 也是可以當殺雞刀!
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iMandalArt 也是可以當殺雞刀!

話說最近 GTD 界湧起一股曼陀羅熱,都是永錫搞出來的(指~)。讓我回想起當初剛進蘋果經銷領域的時候,使用曼陀羅軟體來協助執行同事們都知道我最討厭的一件事情:記產品規格。 當時我是用網購買來的二手 TH55 (如果有用過 Palm 的網友,看到這裡眼睛應該要泛著淚光,嗯!沒有也沒關係~),使用 iMandalArt 作者當時推出的 Palm 版本拿來記蘋果的產品規格,當時的作法改用 iMandalArt 重現如下。 在這個資料中,我僅列了其中一個產品線出來,不過可以依此類推~在 iMandalArt 裡的 Apple 產品規格資料夾中,建立 MacBook Air 的資料。 點開 MacBook Air 之後,會看到目前 MacBook Air 裡的幾款機型。 在點選其中一個機種之後,就會看到主要的一些規格以及價格。 以上僅是重現而已,所以沒有再特別調整,但 iMandalArt
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使用 The Hit List 的 GTD 經驗分享!

自從在永錫的網站上接觸到 GTD 之後,也常在思考該怎麼以 GTD 的模式思考工作清單,前前後後也用過 OmniFocus、Things 的軟體,以及許多相對應的 iPhone App,花了很多時間去嘗試這些軟體之後,卻也發現在軟體身上花的時間比真正在思考工作內容上還要多! 如果對 GTD 有興趣了解的朋友可以”gtd”查詢到非常多的資料,或者也可以查看蘋果核的文章。 所以目前我使用 The Hit List(點選開啟 Mac App Store,後面簡稱 THL)的 Mac 電腦軟體 + THL 自己的 iPhone App + The Hit List Sync Service,雖然這樣的組合很方便,卻也有些令全球使用者詬病的地方,這部份我們後面再提好了! 我的想法是: * 以前我總是把待辦事項列出來標記該在什麼場合完成,然後利用 iCal
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[Apps] Orchestra to do 團隊間的待辦事項軟體
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[Apps] Orchestra to do 團隊間的待辦事項軟體

http://itunes.apple.com/tw/app/orchestra-to-do/id459356540?mt=8 這是一個推出不久並且免費的待辦事項軟體(to do list),除了 iOS 的版本,也同時有 Web 版(同樣免費),也就是說同事沒有 iOS 設備也可以利用瀏覽器一同使用。 儘管大家的 iPhone 裡多多少少都會有幾個待辦事項軟體,但是對於許多工作需要團隊合作的時候,僅能自己記錄自己的待辦事項似乎無法讓管理人追蹤到每個人的工作進度,讓其他夥伴了解自己手上有哪些工作。 當你下載了 Orchestra(App Store Link) 之後,僅利用該 App 就可以進行帳號申請了,相當方便~ 登入畫面之後,可以用三種大的類型來顯示你的待辦事項:首先是所有、重要、未讀、已完成等… 以及清單,這裡的清單可以讓使用者自行建立,大家有注意到的其中一個清單圖案有個人像,表示這個清單有分享給其他人。
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do it (tomorrow)

這是一個讓你記錄今天的代辦事項以及讓你今天沒完成的事項,方便送到明天去的軟體,聽說這很適合凡事喜歡拖延的朋友們(又或者是善於安排生活的朋友 :P) 使用方法很簡單,開啟這個軟體後,映入眼簾的就是”今天”的代辦事項頁面,點選”add a new task”將會開啟鍵盤,就可以開始輸入了,而在鍵盤上按下”換行”或”enter”就會把剛才輸入的文字輸入到底下的清單中。 完成清單中的事項時,只要點選該筆事項,就會自動畫上一條線,表示事情已經完成了。 另外每個清單都會有個”->”箭頭圖案,點選箭頭圖案就可以把這個事件搬到明天的代辦事項了。 接著,我們用手指在iPhone上向左畫,畫面上會轉換成為”明天的代辦事項”(有一個可愛的咖啡漬) 而在這的代辦事項會有”<-"向左箭頭,點選的話,會把該筆事項改成"今日代辦事項" 最後,如果要刪除事項的話,無法使用iPhone常用的方法,一定要點選頁面上的&
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